予稿と議事録の大切さ

ミーティング(会議)を行う際にとても大切なのが予稿と議事録です。

■予稿
ミーティングで何をするのかの進行予定(スケジュール)を記述したもの。
内容としては以下のものである。
・何を話し合う予定なのか？
・どれぐらいの時間がかかりそうなのか？
・何を得たいのか？

■議事録
ミーティングの内容を記述したもの。
・決定事項
・その決定事項に至った経緯
・その他、重要だと思われる発言

予稿を事前に配布する事で、
参加者全員がこのミーティングで何をするのかの意識統一になります。
また、ミーティングの準備をして参加できるようになり、
進行予定の代わりにもなるためミーティングがスムーズに進む事でしょう。
予定より遅れている場合にはどうしても決めておきたいことなどを
先に決めるなどの対処も行いやすくなります。

ミーティング中はしっかり議事録をとりましょう。
何を話しあったのか何が決まったのかを記録しておくと
後で助かる事間違いなしです。
記録が無かったがために、問題になったりする事もあります。

そして、議事録は必ず参加した人全員に配布するようにしましょう。
議事内容を共有するために議事録を記述しているので、配布しなければ意味がありません。
時間があればミーティングの最後に
議事録の内容を確認してもらうようにすれば良いですね。


こんなことが解消されると思います。
・ミーティング中の時間がダラダラして無駄だな～
・話が脱線しすぎてミーティングの内容が薄い
・そもそも何を議論する場であったのかを忘れてしまう
・残りの議題が解らない。
・そのため、後どれぐらいミーティングが続くのかが解らない。


予稿と議事録で有意義なミーティングを！
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